Ở Việt Nam, nhiều nghịch lý cũng liên quan đến thời điểm cung ứng đang là thách thức đối với khoa học và quản lý. Có thời điểm giá gạo xuất khẩu hời, chúng ta không có đủ hàng để xuất bán, có thời điểm giá thấp, bất lợi cho nhà nông mà hàng vẫn xuất bán ồ ạt. Nhưng ẩn sau sự lệch lạc thời điểm cung ứng là sự lệch lạc thông tin khuyến nông (thời điểm xuống giống trong lịch thời vụ) và công tác bảo quản sau thu hoạch của các cấp quản lý. Không chỉ gạo, mặt hàng xuất khẩu quan trọng của chúng ta chịu sự thiệt thòi, giá quả vải, dưa hấu, cá da trơn… cũng rơi vào vòng lẩn quẩn đầy bất lợi.

Thời điểm là từng phần nhỏ của thời gian, chúng nắm giữ bí mật của cả thế giới, mà cho đến nay từng thời điểm của thời gian vẫn là nhân tố hết sức khó hiểu ngay trong đời sống đương đại. Một bà mẹ trẻ Somali trên đường chạy tị nạn nhiều ngày, vì nạn đói vô vọng và kiệt sức đã bỏ từng đứa con dưới các gốc cây trên sa mạc tại các thời điểm khác nhau trên hành trình chạy trốn, mặc dù chúng chưa hẳn đã chết. Đây là thời điểm thật kinh hoàng, thời điểm chết của ngành khoa học xã hội-nhân văn nói chung, khoa học chuỗi cung ứng nói riêng. Có những sự kiện, thời điểm của ai đó mà cả thế giới biết đến với hình ảnh sự thừa thãi, giàu có.Thời điểm ở đây biểu lộ sự thịnh vượng, sung túc, các chuỗi cung ứng sản vật và dịch vụ trở nên thật hoàn hảo, chính xác đến từng giây, đáp ứng đến từng nhu cầu. Khoa học xã hội nhân văn nói riêng, khoa học chuỗi cung ứng nói riêng, trong trường hợp này, tưởng chừng đang độ phát triển. Hai hình ảnh kể trên cho thấy hai trạng thái, thành công & thất bại của thời điểm cung ứng điển hình.

Ở Việt Nam, nhiều nghịch lý cũng liên quan đến thời điểm cung ứng đang là thách thức đối với khoa học và quản lý. Có thời điểm giá gạo xuất khẩu hời, chúng ta không có đủ hàng để xuất bán, có thời điểm giá thấp, bất lợi cho nhà nông mà hàng vẫn xuất bán ồ ạt. Nhưng ẩn sau sự lệch lạc thời điểm cung ứng là sự lệch lạc thông tin khuyến nông (thời điểm xuống giống trong lịch thời vụ) và công tác bảo quản sau thu hoạch của các cấp quản lý. Không chỉ gạo, mặt hàng xuất khẩu quan trọng của chúng ta chịu sự thiệt thòi, giá quả vải, dưa hấu, cá da trơn… cũng rơi vào vòng lẩn quẩn đầy bất lợi. Ngay cả thời điểm giá hời, chúng ta có thể cung ứng, nhưng nhiều hàng hóa dịch vụ vẫn chịu bất lợi, do không có sự liên kết chuỗi cung ứng và bị ép giá (holding-up), và thiếu thông tin. Giá sắn để làm thức ăn gia súc và nhiên liệu sinh học là trường hợp điển hình, chúng ta phát triển tự phát, giá tăng, chúng ta cũng tăng sản xuất cung ứng, nhưng chúng ta chỉ tiếp cận được đến các thu gom trung gian ngay tại vùng nguyên liệu, mà không nắm được xu thế giá thực của nhà sản xuất chính. Chúng ta xem xét đơn giản phân khúc tạo giá trị gia tăng trong kênh cung ứng toàn cầu như mô hình dưới đây:

Khía cạnh cung ứng chứa đựng các bất lợi không thể sớm thay đổi, khía cạnh thu gom, nhập khẩu cho sản xuất và tiêu dùng nội địa cũng bất cập không kém, mua đắt, mua không đúng thời điểm, bị làm giá. Giá cả nguyên liệu đầu vào và giá cả sản phẩm dịch vụ xuất bán đều bất lợi, cộng thêm chất lượng lao động thấp, có thể dự đoán nhiều ngành nghề khó trụ vững khi không có trợ giúp từ nhà nước “tiếp sức”, nếu tồn tại được thì có thể là các ngành có hàm lượng công nghệ thấp, giá trị gia tăng không cao. Hệ lụy tiếp theo của logic kể trên là xuất khẩu tài nguyên, nguyên liệu thô để trang trải và trả nợ.

 

Câu hỏi đặt ra: Yếu tố thời điểm trong quản lý chuỗi cung ứng là gì và tại sao lại quan trọng?

Bản chất chuỗi cung ứng là sự liên kết (alignment) trong hoạch định và kiểm soát dòng luân chuyển nguyên vật liệu, bán sản phẩm, sản phẩm, dịch vụ, thông tin từ các doanh nghiệp cung ứng đầu vào đến phân phối tiêu dùng cuối cùng, nhằm giải quyết vấn đề khớp về thời gian (fitness), sản phẩm, số lượng, địa điểm giao hàng, phù hợp về giá và chất lượng. Sự liên kết trong hoạch định và kiểm soát từ đầu vào cho đến đầu ra như trên đặt tiêu chí thời điểm (right time/timing) là tiêu chí hàng đầu. Cả hai mô hình chuỗi cung ứng phổ biến hiện nay: tinh giản (lean) và mau lẹ/thay đổi nhanh (agile) đều đang tiến hóa để đạt đến tiêu chí chung đó chính là phù hợp về mặt thời điểm. Chúng ta xem xét mức độ tiến hóa khác nhau của cộng tác như hình dưới đây:

Qua bản đồ hình trên cho thấy, các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam rơi vào trạng thái: phụ thuộc một vài quan hệ chủ yếu, cộng tác hạn chế trong chia sẻ thông tin hoạch định và kiểm soát.

Quay trở lại hai mô hình quản lý chuỗi cung ứng, mô hình “lean” chú trọng tiết giảm chi phí, mang lại lợi nhuận chung cho các đối tác tham gia (partners) đồng thời thỏa mãn khách hàng về giá cả hàng hóa/dịch vụ. Xét cho cùng, mô hình “lean” là sự tiết giảm thời gian cung ứng liên tục thông qua nỗ lực nâng cao năng suất lao động và cải tiến. Lược đồ dưới đây cho tư duy xây dựng quản lý chuỗi cung ứng “lean” dựa căn bản vào loại bỏ 7 loại lãng phí (muda) ở các khâu của dòng chảy nguyên vật liêu và thông tin:

Trong khi đó, mô hình “agile” chú trọng yếu tố thay đổi nhanh, linh hoạt nhằm tối đa hóa cơ hội kinh doanh và lợi nhuận. Xét cho cùng mô hình này đạt đến sự phù hợp về mặt thời điểm tạo ra lợi nhuận và cơ hội kinh doanh sinh lời. Mô hình hóa đơn giản quá trình vận động, tiến hóa chuỗi cung ứng theo mô hình “agile”:

Và, cũng có thể khẳng định không làm rõ tầm quan trọng của yếu tố thời điểm trong quản lý chuỗi cung ứng, hệ thống doanh nghiệp của chúng ta sẽ chỉ là hệ thống kinh doanh “ngoại vi” trong tương lai, nhiều doanh nghiệp chủ chốt sẽ tự đào thải khỏi “sân chơi” thị trường, nơi các chuỗi cung ứng quốc tế ngự trị.

Yếu tố thời điểm trong quản lý chuỗi cung ứng, xét tổng thể, đó là sự cung ứng đúng thời gian, không muộn và cũng không sớm so với thời điểm phát sinh nhu cầu khách hàng. Không muộn, vì đó là tiêu chí quan trọng làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng đầu tiên. Sản phẩm sẽ chuyển đổi qua các công đoạn với các hình thái sản phẩm khác nhau, cuối cùng đến khâu phân phối và tiêu của cuối cùng của khách hàng. Không sớm, vì khi hàng hóa và dịch vụ đến sớm hơn so với nhu cầu sẽ phát sinh đáng kể chi phí và chất lượng. Sự phát sinh của hàng hóa và dịch vụ sớm hơn so với nhu cầu sẽ là một trong những đối tượng cần triệt tiêu mà chuỗi cung ứng “lean” hướng đến.

Nhiều sự hiều nhầm về đánh đổi giữa đúng thời điểm và chi phí đã làm doanh nghiệp Việt không có các định hướng cải thiện năng suất, hoặc lúng túng hoạch định tương lai. Thời điểm giữa các công đoạn và chi phí không phải là hai vấn đề loại trừ nhau, có thể chúng còn bổ sung, nâng cao năng lực tổng thể của chuỗi cung ứng. Thời điểm cung ứng gạo xuất khẩu diễn ra nhanh trước mùa mưa làm giảm rất lớn chi phí bảo quản và thu gom tại đồng bằng sông Cửu Long. Sau đây, chúng ta phân tích vai trò yếu tố thời điểm thông qua một số khía cạnh của quan trọng  của quản lý chuỗi cung ứng:

  1. Thời điểm là cơ sở của năng lực cạnh tranh quản lý chuỗi cung ứng.

Yếu tố thời điểm có thể giúp doanh nghiệp tận dụng cơ hội tạo ra sự khác biệt sản phẩm, gia tăng năng lực cạnh tranh, và có thể làm gia tăng giá trị hàng hóa. Thời điểm giao hàng phù hợp có khả năng tận dụng tạo giá trị gia tăng sản phẩm được khách hàng chấp nhận. Các xuất ăn trong khu công nghiệp có tính thời điểm rất cao, khách hàng là công nhân có thời gian nghỉ ngơi eo hẹp, muốn xuất ăn đến như thời gian mong muốn trong thời gian ngắn để còn nghỉ ngơi, thậm chí cùng chất lượng xuất ăn, người lao động có thể trả cao hơn cho xuất ăn đến theo thời điểm yêu cầu. Dịch vụ điện hoa cũng là ngành điển hình khai thác giá trị gia tăng theo thời điểm, sự kiện của khách hàng. Nhiều doanh nghiệp liên doanh cung cấp xe máy nội địa trước đây chưa coi trọng yếu tố thời điểm, nhưng sau ngập lụt tại các thành phố lớn họ nhận thấy yêu cầu bảo dưỡng tăng đột biết, trong khi không chuẩn bị kịp. Khắc phục điểm này, các doanh nghiệp cung ứng xe gắn máy lập tổ bảo dưỡng lưu động được gom từ các tổ bảo dưỡng ở các vùng lân cận, cùng khách hàng khắc phục  sự cố liên quan đến sản  phẩm và cung cấp đồng thời chi tiết thay thế.

Cơ sở thời điểm của yêu cầu khách hàng cũng là thông tin đầu vào quan trọng cho cải tiến thiết kế sản phẩm, vừa có thể giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh cho các sản phẩm mới. Câu hỏi mang tính thời điểm rất quan trọng hiện nay trong quản lý sản phẩm mới của chuỗi cung ứng (quyết định mức vốn hóa và kế hoạch hóa tài chính): khi nào sẽ hòa vốn? trước đây chúng ta khó khăn trong ước lượng thời điểm hòa vốn (break-even time), nên thông thường tính hòa vốn theo sản lượng (break-even volume) cung ứng ra thị trường:

Mô hình trên cho thấy, toàn bộ phân tích thời điểm hòa vốn cho dòng sản phẩm mới được tính toán theo thời điểm, dòng đời sản phẩm cũng được tính toán theo thời điểm. Ngoài ra, thời điểm diễn ra cúp bong đá khu vực Đông Nam Á, các doanh nghiệp may mặc và thời trang không bỏ lỡ cơ hội tung ra các sản phẩm có hình ảnh của các câu lạc bộ lớn, hoặc theo thời điểm sẽ diễn ra các trận đấu sớm hay muộn mà màu sắc, hàm lượng coton có thể thay đổi. Điều này có nghĩa, thời điểm khai sinh và sống của sản phẩm sẽ quyết định đặc tính, thiết kế, tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm.

Tuy nhiên, yếu tố thời điểm cấu thành sức cạnh tranh chuỗi cung ứng sẽ phải đối mặt hai vấn đề “quá độ” trong thực tế: Một là, tính không rõ ràng về thời điểm phát sinh nhu cầu và giao hàng theo mong muốn của khách hàng. Hai là, không phải tất cả các công đoạn đều cần thiết quản lý theo thời điểm, vì hiện trạng công nghệ yêu cầu đạt được để quản lý thời điểm có thể gặp phải yêu cầu gia tăng chi phí cao chưa thật sự cần thiết.

Điều quan trọng không thể bỏ qua của mối liên hệ yếu tố thời điểm và năng lực cạnh tranh là yếu tố thời điểm có thể giúp các chuỗi cung ứng đối mặt với tính bất định ngày càng gia tăng. Các sự kiện, con số thời điểm giúp chuỗi cung ứng giảm sự phụ thuộc vào dự báo tương lai.

  1. Yếu tố thời điểm là cơ sở cho đo lường P:D (metrics ratio), cơ sở tạo sự khác biệt về thời gian cung ứng

Chuyên gia hàng đầu thế giới về chuỗi cung ứng, Allan Harrison đã nói: chỉ xem xét về phân tích chi phí không thôi thì không nói ra được ở phần nào đã tiết kiệm được chi phí. Đó chính là những nhược điểm của phân tích chi phí truyền thống mà lĩnh vực tài chính đang có chuyển biến rất căn bản, nhằm đo lường hiệu quả hoạt động thông qua tính toán thời gian. Có hai loại đo lường thời gian gần đây được đưa ra và sớm trở thành hai chỉ tiêu đo lường hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng.

Một là chỉ số P (P-time), chỉ số P đo lường toàn bộ thời gian hàng hóa và dịch vụ (pass through) được cung ứng qua các công đoạn sản xuất của chuỗi cung ứng. Chỉ số này được tính toán toàn bộ thời gian sản xuất tương đương với chu trình thời gian của Logistics. P-time được tính từ lúc phát sinh order (raise order), tìm nguồn gia công, cung ứng, thời gian chế tác, thời gian giao hàng đến khách hàng, do vậy, P-time không chỉ là thời gian từ lúc sản xuất đến thời điểm nhập kho. Xem xét các thời điểm gối nhau trong tính toán P-time theo mô hình đơn giản:

Toàn bộ các điểm khớp nối trong hình trụ tròn là các mốc quan trọng trong toàn bộ tính toán P-time.

Nếu chỉ số P-time nhằm để đo lường năng lực của mình trong tương quan đối với đối thủ, thì chỉ số này chưa thể hiện mức độ thỏa mãn nhu cầu khách hàng (posessive utility). Chỉ số đo lường quãng thời gian tính từ thời điểm phát sinh nhu cầu cho đến thời điểm nhu cầu được thỏa mãn, được gọi là D-time hay demand-time. D-time thể hiện mức độ hấp dẫn nhất định của sản phẩm đối với từng nhóm khách hàng khác nhau, nhưng D-time trong mối tương quan với P-time thể hiện hiệu năng cung ứng của SCM. Nếu D-time phát sinh sau thời điểm của P-time, có nghĩa khách hàng lựa chọn từ danh mục hàng sẵn có. Nếu D time phát sinh trong các thời điểm nào đó của P-time, có nghĩa nhiều hạng mục của chuỗi cung ứng hiện hành cần cải thiện. D-time tại thời điểm nào của chu trình cung ứng cũng thể hiện hai khía cạnh. Khía cạnh ý tưởng mới đối với thị trường và khía cạnh xác lập nhóm cơ hội thông qua các tiêu chí xác định của sản phẩm.

Hộp trên thể hiện tương quan P-time lớn hơn D-time, các chiến lược đối với Logistics được lựa chọn trong mối liên hệ với thời điểm phát sinh đơn hàng. MTS (make to stock là chiến lược tạo tính sẵn có cho danh mục sản phẩm. MTS rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại và bán lẻ (giống như chỉ số OSA tính toán cho các kệ hàng trong siêu thị). MTS đòi hỏi chính sách gom hàng, thu mua kịp thời. Chiến lược làm theo đơn hàng ATO (Assembly to order), là chiến lược áp dụng khi mặt hàng kinh doanh có độ rủi ro cao khi lưu giữ tồn kho, các công đoạn của chuỗi cung ứng chỉ được thực hiện tính từ thời điểm phát sinh nhu cầu (xác lập chính thức từ lúc đặt hàng). Các doanh nghiệp có sản phẩm kinh doanh có giá trị cao thường duy trì chiến lược này. ATO cũng đỏi hỏi sự linh hoạt cao trong thiết kế, đòi hỏi có sự lai hóa, nhằm chuyển đổi mẫu mã sản phẩm nhanh. Mức chiến lược áp dụng cho P-time lớn hơn D-time cuối cùng áp dụng cho các sản phẩm làm theo nhu cầu (built by purpose) MTO (make to order), các sản phẩm loại này có sự khác biệt rất lớn, có tính sáng tạo rất cao. Sản phẩm thường có tính độc đáo tùy theo các yêu cầu ban đầu của khách hàng.

Xây dựng các biểu thời gian liên quan đến các công đoạn trong tổng thể chuỗi cung ứng ngày càng có tầm quan trọng lớn trong việc xác lập các mốc thời gian chính. Các biểu thời gian với các thời điểm quan trọng sẽ được theo dõi nhằm rút ngắn P-time. Thời điểm phát sinh đơn hàng và D-time cũng hết sức quan trọng trong chiến lược marketing cho câu hỏi: ý tưởng đi trước ra thị trường hay sản phẩm đi trước ra thị trường?

Qua phân tích những bài học từ chính tập quán kinh doanh của chúng ta, qua những phân tích kỹ thuật quản lý thời điểm giữa các công đoạn của quản lý chuỗi cung ứng. Chọn thời điểm, thiết kế thời điểm thích hợp là cần thiết và thiết thực, nó cho phép các doanh nghiệp nhỏ và vừa của chúng ta nhanh chóng chuyển đổi trạng thái, vừa có khả năng tạo tính bất ngờ, đột biết, nâng cao tính cạnh tranh cho danh mục sản phẩm.

Yếu tố thời điểm đối với chuỗi cung ứng hiệu năng là một chủ đề thú vị đang được nghiên cứu về học thuật và cũng đang được áp dụng hiệu quả trong kinh doanh, đặc biệt đối với doanh nghiệp đi sau và là doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Hình ảnh chú tắc kè đột ngột giả chết là hình ảnh trong nhiều hình ảnh sinh động liên quan đến sự linh hoạt biết đổi theo thời điểm, các bộ phận, màu sắc da có sự biến đổi đồng bộ, đồng thời, đây là đặc điểm lớn mà hệ thống doanh nghiệp nhỏ và vừa của chúng ta cần khai thác. Quản lý và khái thác triệt để yếu tố thời điểm cũng là điểm mạnh mà các doanh nghiệp Việt có thể áp dụng trong cạnh tranh chuỗi cung ứng.